NON-DISCLOSURE AGREEMENT (NDA) – CZYM JEST I CO POWINNA ZAWIERAĆ?

Non-disclosure agreement (NDA) to umowa o zachowaniu poufności. Takie porozumienie pomiędzy dwoma podmiotami służy dwustronnemu (lub jednostronnemu) zabezpieczeniu informacji objętych tajemnicą, które mają istotne znaczenie dla funkcjonowania firmy. Dlaczego – pomimo istnienia regulacji ustawowych chroniących interesy przedsiębiorców – warto zawrzeć taką umowę i jak powinna ona wyglądać?

Czym są informacje poufne?

Definicja informacji poufnej została ujęta w art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które (...) nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji, o ile przedsiębiorąca podjął niezbędne działania w celu utrzymania ich w poufności. W praktyce dane, które chronić ma umowa o zachowaniu poufności, to przede wszystkim know-how firmy, ale też np. bazy danych klientów, treści umów z kontrahentami, plany i strategie rozwoju.

Umowa NDA – co to takiego i czemu służy?

Wyżej wspomniana ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji w pewnym stopniu chroni przedsiębiorców przed naruszeniem ich tajemnic. W praktyce jednak na podstawie samych tylko – z konieczności bardzo ogólnych – regulacji ustawowych trudno byłoby naprawić szkodę wyrządzoną przez ujawnienie poufnych informacji, pociągając przy tym do odpowiedzialności podmiot, który się tego dopuścił. Dlatego przy zawieraniu umów współpracy warto pamiętać o NDA.

Umowa NDA najczęściej częściej stanowi odrębny od ramowej umowy współpracy dokument, który podpisuje się już na etapie negocjacji (aby obowiązywała nawet w wypadku, gdy współpraca nie dojdzie ostatecznie do skutku). Nie istnieje jeden wzór umowy o zachowaniu poufności, choćby dlatego, że dla każdego podmiotu kluczowe mogą być inne niematerialne aktywa. Najważniejszą cechą dobrej umowy NDA jest jej precyzyjność.

Czym jest klauzula poufności?

Alternatywą dla umowy o zachowaniu poufności może być klauzula poufności w umowie współpracy, czyli odpowiedni zapis w treści tej umowy regulujący zasady postępowania dotyczące informacji poufnych. Można powiedzieć, że klauzula poufności to uproszczony wariant NDA, praktyczny w przypadku, gdy nie ma konieczności formułowania rozbudowanych postanowień, np. wówczas gdy przedmiotowe informacje poufne są jednorodne, łatwe do identyfikacji. Przykładem jest klauzula poufności dla pracownika, który ma dostęp wyłącznie do określonego typu danych i przetwarza je w jasno określonym. Pracodawca zazwyczaj zawiera taką klauzulę w treści umowy o pracę.

Jakie elementy powinna zawierać NDA?

Aby umowa o zachowaniu poufności skutecznie zabezpieczała interesy przedsiębiorcy, musi zawierać kilka elementów:

• precyzyjne określenie informacji uznawanych za poufne – zapisy nazbyt ogólne będą niejasne dla strony zobowiązanej do zachowania poufności, a także mogą okazać się niedostateczną podstawą do wykazania, że doszło do naruszenia tajemnic firmy,
• definicję naruszenia zobowiązania o poufności, czyli doprecyzowanie, jakie działania są dopuszczalne, a jakie nie (np. poprzez wskazanie komu wyłącznie i w jakim celu mogą zostać przekazywane dane, gdy jest to niezbędne do realizacji umowy),
• określenie czasu obowiązywania umowy o poufności – dobrze jest rozszerzyć go poza okres ważności umowy współpracy, precyzując, w jakim okresie tajemnica ma podlegać ochronie (ze względu na to, że łatwo wypowiedzieć umowy na czas nieokreślony),
• dokładny opis standardów ochrony informacji poufnych (np. szczegółowe określenie zasad przetwarzania danych osobowych), co pozwoli na ich skuteczne zabezpieczenie, ale też – w razie potrzeby – ocenę, czy były chronione z zachowaniem należytej staranności,
• opis skutków naruszenia umowy o poufności, przede wszystkim kar umownych z tego tytułu czy takich konsekwencji, jak zerwanie umowy współpracy, ale też np. procedur działania, jakie zostaną podjęte w przypadku wycieku poufnych danych.

Jak widać, sformułowanie umowy o zachowaniu poufności (a nierzadko także klauzuli poufności w umowie) wymaga starannego przemyślenia tematu i dużej precyzji w doborze treści, którą zostanie wypełniony dokument. Dlatego warto powierzyć to zadanie doświadczonemu specjaliście w zakresie prawa umów gospodarczych.

Czy dobra umowa NDA stanowi niezawodne zabezpieczenie poufnych informacji?

Należy pamiętać, że nawet najlepiej sformułowana umowa o poufności danych nie zabezpieczy ich każdym przypadku. Może tak się stać wówczas, gdy tajemnica firmy stanie się powszechnie znana, pomimo że nie dojdzie do jej ujawnienia przez stronę umowy NDA. Innym przypadkiem jest sytuacja, w której zobowiązany zostanie zobligowany do wyjawienia poufnych danych prawomocnym orzeczeniem sądu. Warto wprowadzić do NDA zapis regulujący i takie przypadki, np. zobowiązać stronę umowy do poinformowania przedsiębiorcy o zaistnieniu takich okoliczności, aby mógł zająć stanowisko w sprawie.